Es recomendable realizar una autoevaluación de los siguientes aspectos antes de aplicar:

1. Mercado destino identificado.
2. Organización interna acorde a las normas.
3. Responsabilidades definidas y claras.
4. Sistema documental de las operaciones.

Para grupo de productores, es preferible y altamente recomendado que haya un sistema de control interno.

CERES toma la decisión de la certificación normalmente dentro de las 4 semanas posterior a la inspección y en un máximo de 6 semanas.

La decisión de certificación consiste en:

1. El cliente cumple con la norma, se emite certificado y se envía al cliente.
2. El cliente tiene incumplimientos que necesitan ser corregidos. Esto puede incluir documentos faltantes u otras cosas substanciales. CERES emite una Carta de Incumplimientos. Cuando se tiene evidencia de la corrección de los incumplimientos se emite el certificado (en algunos casos puede requerir inspecciones adicionales).
3. El cliente tiene no conformidades mayores que no pueden ser corregidas a corto plazo. CERES emite una carta de denegación de la certificación.

1. Normas orgánicas a las cuales aplica: CE, NOP, COR, JAS y otras.
2. Alcances de certificación solicitados: agrícola, procesamiento, comercio.
3. Lista de productos a certificar: agrícolas, procesados simples, procesados – multi ingredientes.
4. Número de sitios auditar y su ubicación: fincas, sitios de proceso, bodegas, oficinas de comercio.
5. Tiempos: viaje o desplazamiento a los diferentes sitios auditar.

Para obtener una cotización de su proceso, debe comunicarse con nosotros en nuestros canales de atención establecidos. Allí podrá proporcionar la información necesaria para la elaboración de la cotización. Haga clic aquí para acceder a los canales de atención.

La programación de la auditoría se hace tan pronto CERES reciba el Plan de Manejo Orgánico – PMO y sus anexos.

Es un documento que detalla la producción o sistema de producción ecológica y se compone de:

1. Una descripción de las prácticas y procedimientos que se realizarán y mantendrán, incluida la frecuencia con la que se realizarán.
2. Una lista de cada sustancia que se utilizará como insumo de producción o procesado, indicando su composición, fuente, lugar o lugares donde se utilizará y documentación de disponibilidad comercial, según corresponda.
3. Una descripción de las prácticas y procedimientos de vigilancia que deben llevarse a cabo y mantenerse, incluida la frecuencia con que se realizarán, para verificar que el plan se aplica efectivamente.
4. Una descripción del sistema de mantenimiento de registros implementado para cumplir con los requisitos establecidos en el reglamento de la NOP 205.103.
5. Una descripción de las prácticas de gestión y de las barreras físicas establecidas para impedir la mezcla de productos orgánicos y no orgánicos en una operación de división y para prevenir la contaminación de los productos ecológicos con sustancias prohibidas.

Productos agrarios vivos o no transformados, productos agrarios transformados destinados a ser utilizados para la alimentación humana; piensos; material de reproducción vegetativa y semillas para cultivo. Además, para NOP, el alcance de la certificación de los productos transformados no se limita a los alimentos. También, por ejemplo, los productos para el cuidado personal o los textiles pueden tener la certificación NOP, siempre y cuando todos los ingredientes y auxiliares tecnológicos cumplan la norma.

• Incluir la norma en su solicitud (nuevos clientes) o en su PMO.
• Firmar el contrato incluyendo esta norma.
• Para procesadores presentar los respectivos certificados COR vigentes de las materias primas.
• Presentar las etiquetas (mayorista y/o minorista) COR del producto a certificar y aplica para los procesadores.

• Con el objetivo que el operador presente el Plan de Manejo Orgánico – PMO diligenciado y se pueda inspeccionar la operación.
• Cuando la fecha de aniversario del certificado NOP haya vencido, es necesario que el operador haya presentado a CERES el Plan de Manejo Orgánico diligenciado antes de esa fecha. CERES, confirmará a través de nuestro sistema interno la conformidad del operador y el departamento COI’S continuará emitiendo los NOP-IC que sean requeridos.
• En caso contrario que no se haya presentado el PMO, CERES no podrá seguir emitiendo los NOP-IC cuando sean requeridos. Por lo anterior, los operadores necesitan estar atentos a los avisos de recertificación que se envían con anticipación con el fin de cumplir este requisito.

1. Para clientes certificados, se debe enviar el Plan de Manejo Orgánico – PMO actualizado, listando el producto, la nueva actividad y/o sitio (finca, planta de proceso, oficina de comercio).
2. Si se trata de un producto con nuevos ingredientes orgánicos, se requiere certificado EU NOP vigente de los ingredientes, además de las confirmaciones COR de los ingredientes si aplica, y si su nuevo producto también lo requiere confirmado bajo COR.
3. En caso de que el producto tenga nuevos aditivos o auxiliares tecnológicos, se debe enviar las respectivas declaraciones y fichas técnicas y de seguridad. Declaraciones no OGM se deben enviar cuando aplique y además la receta.
4. Se requiere presentar el diagrama de flujo de fabricación del producto.
5. Presentar la respectiva etiqueta del producto que van a usar mayorista o minorista.
6. Confirmar si van a usar las mismas maquinarias que se usan para los otros productos ya certificados.
7. Con la información de los anteriores puntos, se transmite la información al evaluador para que estudie la solicitud, condiciones y tome una decisión.
8. Resultado de la revisión, el evaluador también define si se requiere una inspección adicional o si una revisión documental sería suficiente.
9. Luego se emite una cotización por la integración de este nuevo producto, alcance y/o sitio.

• Caso CE: en la primera certificación, el certificado es normalmente válido 12 meses a partir de la fecha de inspección. Para facilitar las cosas, se utiliza el final del mes respectivo. Si la inspección fue el 5 de junio de 2009, el certificado será válido hasta el 30 de junio de 2010. Para los certificados de seguimiento (a partir del segundo año de recertificación), se calculan 12 meses a partir de la fecha de validez del primer certificado (30 de junio de 2011 en el caso mencionado anteriormente).
• Caso NOP: los certificados NOP deben incluir una “fecha de aniversario”. Para este propósito, CERES normalmente utiliza la misma fecha que la “fecha de caducidad” en el certificado de la CE.
• Caso JAS: En el caso de los certificados JAS, se utiliza una “fecha de re inspección debida/ Due re-inspection date “, que normalmente se refiere al mes de la fecha de vencimiento según el CE.

Caso A: De CERES a otra certificadora

1. Si el operador tiene previsto producir/procesar/vender/comercializar algún producto NOP debe mantener la certificación NOP.
2. Sobre la base de nuestro principio de “transparencia”, siempre que sea necesario para salvaguardar la integridad de la norma respectiva, CERES presentará la información necesaria a otros organismos de certificación / autoridades de control.
3. CERES comunica información relevante a la nueva certificadora, incluyendo historial de certificación, registros de cumplimiento y otros detalles necesarios.
4. La colaboración con otras certificadoras permite una evaluación consistente, una verificación cruzada y compartir las mejores prácticas dentro del proceso de certificación orgánica.

Caso B: De otra certificadora a CERES

1. Se solicita a los solicitantes que divulguen información sobre certificaciones actuales o anteriores. En caso de que un solicitante informe estar actualmente certificado o haber sido certificado con el mismo estándar en el transcurso de los tres años anteriores, CERES se pondrá en contacto con la certificadora anterior, utilizando la Plantilla 4.6.3. También se puede utilizar un correo electrónico formal para este propósito.
2. Es recomendable ponerse en contacto con la certificadora anterior inmediatamente. Sin embargo, se debe preguntar al certificador anterior sobre cualquier no conformidad grave pendiente antes de emitir un certificado.

Si el operador tiene previsto producir/procesar/vender/comercializar algún producto NOP debe mantener la certificación NOP de CERES hasta que haya recibido el certificado NOP de la nueva certificadora. Esto implica:

1. El operador debe presentar el PMO actualizado (+lista de productores si es un grupo) antes de la fecha de aniversario.
2. Permitir que se le realice la inspección a su debido tiempo.
3. Pagar todas las cotizaciones requeridas a CERES.

Si el operador confirma que a pesar de lo explicado anteriormente desea rendir/cancelar la certificación NOP entonces CERES lo hace. El punto aquí es no debe haber ninguna interrupción de la certificación NOP si el operador pretende continuar produciendo/procesando/comercializando productos NOP.